Herramientas que te ayudarán a manejar mejor la información de tu organización.
Hoy en día la gestión de la información va muchísimo más allá de sólo guardar sino que es necesario poderla organizar y lo más importante: buscar. No debemos dejar a nuestra memoria o a la rueda del ratón el trabajo de localizar lo que necesitamos.
También resulta necesario tener en cuenta de que todo gerente va a necesitar vías efectivas de compartir información con otras personas (clientes, proveedores, colegas, subalternos y público en general), de manera constante, efectiva y versátil.
Usa Google para investigar más sobre las herramientas de las que aquí hablamos.
Gmail
Podemos comenzar con Gmail. Parece obvio pero la verdad es que menos del 10% de los usuarios le sacan el verdadero provecho a las funciones de Gmail que van más allá de ver correos.
– Su manejador de contactos es muy efectivo y te permite sincronizarlo con los contactos en tu teléfono; ya no es necesario volver a pedir todos los números de teléfono cuando pierdas tu celular, puedes tener a todos tus contactos en Gmail y accederlos desde cualquier dispositivo Android.
– Su sistema de filtros te permite organizar las grandes cantidades de información que recibes por correo constantemente.
– Su integración con Google Docs, Google Calendar y otros te permite tener más control en menos tiempo sobre diferentes tipos de información.
– Dispone de muchas opciones de organización de mensajes que has de explorar y configurar según tus necesidades.
– Te permite revisar el correo de otras cuentas externas.
– Te permite enviar correo desde otras cuentas (como por ejemplo las cuentas de tu propio dominio)
– Te permite conversar en tiempo real con tus contactos de gmail para ahorrar tiempo, sin necesidad de ir a otra página o descargar otro software.
Evernote
Manejador de notas que te permite gestionar cualquier cantidad y tipo e información en todos tus dispositivos conectados a Internet. Puedes organizar y buscar la información que guardes (direcciones, mensajes, plantillas de correo, partes de páginas web, videos, imágenes)
Dropbox
Almacenamiento en la nube, existen ya varios servicios similares; te permite guardar y compartir archivos entre todos tus dispositivos y con otras personas, la facilidad de integrar una carpeta local de tu ordenador con el sistema es la mayor ventaja. Puedes tener diferentes carpetas compartidas con diferentes personas y evitar duplicados innecesarios.
Everything Search
Un buscador para windows, 1000 veces superior al buscador nativo.
Te permite encontrar en milisegundos cualquier archivo por partes de su nombre dentro de la computadora.
Actualmente es el programa que más uso a diario para buscar entre más de 500.000 archivos en mi computadora.
Google Drive
Manejador de documentos en la nube. Te permite tener documentos compartidos con otros usuarios y beneficiarte de una verdadera colaboración en tiempo real sobre el mismo archivo; adiós el estar enviando documentos de office por correo electrónico y generar infinitas copias obsoletas de la misma información. Muchas facetas de tu trabajo tendrán que ver con hojas de excel que deben ser alimentadas o supervisadas por diferentes personas; Google Drive es la mejor opción para hacerlo.
Google Calendar
Gestiona tus citas y eventos con el calendario de Gmail
Puedes compartirlas con otras personas, obtener notificaciones y poder así organizar tu agenda de manera más efectiva.
Puedes configurar el sistema para que te recuerde acerca de los eventos cuándo y como quieras, incluso por SMS o en tu teléfono inteligente.
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Manejadores de tareas
Hitask, Asana, Wundertask, entre otras. Son sistemas especializados en manejar tareas y compartirlas con otros usuarios; Cuando se trabaja en equipo es imprescindible llevar un control de quién debe hacer qué y quién lo hizo.
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IFTTT
«if this then that» es un servicio que te permite enlazar eventos y acciones en muchísimos servicios web. con IFTTT podrás hacer cosas como por ejemplo:
– Envíame un correo si alguien publica un tweet con tal palabra o en tal hashtag
Envíame un mensaje de texto si alguien prende la luz en la oficina
– Publica una nueva entrada en Facebook, Twitter o Blog si coloco un archivo en una determinada carpeta de Dropbox
– Notifícame si alguien modifica algún archivo en tal carpeta de Dropbox
– Publica un Tweet por cada evento creado en mi calendario de Google
– Publica en mi página de Facebook todo lo que aparezca en tal grupo de Facebook.
– Etc., etc., etc.
Blogs
Organizar tus pensamientos, artículos y toda la información que sea producida por ti es mucho más efectivo en un blog, no importa que no sea público, la información será mucho más fácil de encontrar y compartir. Tumblr, Blogger, WordPress son los más populares siendo Blogger el más sencillo de usar pues viene integrado con tu cuenta de Gmail.
Stellar
Es una plataforma de información tipo ERP/CRM, formado por un conjunto de programas modulares que, de manera amigable, sencilla y de bajo costo; proporciona una solución completa e integrada a todas las etapas del proceso de negocio. Diseñada para organizaciones innovadoras con grandes volúmenes de datos que requieran dar respuestas rápidas y dinámicas a sus clientes.
Posee una interfaz amigable, intuitiva y sencilla que permite un fácil reconocimiento y asociación entre los procesos de la organización y las funcionalidades del sistema. Está diseñado para ser usado en ambiente Windows con arquitectura cliente / servidor garantizando la seguridad de los datos, aun cuando la red o el servidor no estén disponibles. Diseñado para ampliar su alcance de mercado, reducir costos, aumentar rentabilidad, controlar de forma integral los procesos que su organización.
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